會議方案

會議策劃組織
一、 會前準備:
　　1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？
　　2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？
　　3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組. 限定每個項目的商議時間。
　　4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
　　5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
　　6、根據要討論的問題限定與會人員。
　　7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制:
　　1、敘述會議的目的。
　　2、核對并記錄與會者。
　　3、根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。
　　4、給每一個人表述自己意見的機會。
　　5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。
　　6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。
　　7、堅持預定的時間，不要拖延。
　　8、在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。
　　9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。
　　10、確定下次會議的議題和時間。

三、會議工作:
　　1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
　　2、根據會議，對執行進行監督和檢查。

會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。
6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）
會中工作：
9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。
10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。
11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）
16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協調會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
會后工作：
20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會議主辦者的費用結算工作。全面介紹

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